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   规章制度

档案管理规定

发布时间:2015-06-16

                           中华儿慈会档案管理规定

 

                          一、总  则

第一条 为提高中华儿慈会档案管理水平,使档案管理工作制度化、规范化,根据《国家档案法》、《档案法实施办法》等有关规定,结合我会实际情况,特制定本规定。

第二条 儿慈会各部门均为文书立档单位。各立档单位应严格按照《档案法》、《档案法实施办法》的规定,每年将工作中形成的、具有保存价值的全部文件材料收集齐全,按归档要求归档,集中管理。任何单位或个人不得私自保存应归档的文件材料,也不得以任何理由拒绝归档。

第三条 儿慈会各部门领导应高度重视本单位文件材料的归档工作,指定专人做好档案收集工作,督促、检查、汇总本部门归档文件,并按时向办公室移交。

第四条 办公室负责部署归档工作,提出归档要求,并设专人负责联系、指导、检查和验收。

                          二、归档文件与整理

第五条 归档文件

各归档部门在其职能活动中形成的、办理完毕的,应作为文书档案保存的各种纸质、影像、电子材料。

第六条 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行整理、装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

(一)文件的计量

归档文件一般以每份文件为一件进行整理。文件正本(包括附件)与定稿为一件;原件与复制件为一件;报表、名册、图册等一册为一件;复文与来文为一件。

(二)文件的装订

归档文件按卷宗装订进行保存。整理时,正本在前,定稿在后;原件在前,复制件在后;复文在前,来文在后。非诉讼案结论性材料在前,依据性材料在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;中文本在前,外文本在后。

(三)整理原则

文件材料归档应遵循文件材料自然形成的规律和特点,保持文件之间的历史联系,正确反映出我会工作的历史面貌,区分不同保存价值,便于保管和提供利用。

(四)质量要求

归档文件材料必须齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或者易退变的应予复制,短小便笺应附在与文件同样大的纸上。

第七条 归档文件的分类

归档文件按“年度—保管期限—机构”进行分类。

第八条 归档文件的排列

归档文件应在同一保管期限内,根据文件之间的有机联系,按照事由,结合文件形成时间的先后顺序、重要程度等进行排列。

第九条 归档文件编号

归档文件应按照分类方案和排列顺序逐件编号,并使用钢笔(蓝黑或黑色墨水)、签字笔填写有关内容。

第十条 归档文件编目

以“件”为单位按排列顺序填写“归档文件目录”。

(一)序号:归档文件的顺序编号。

(二)文号:文件的字号。例:XX〔2007〕X号。

(三)责任者:文件制发机关或署名者。

(四)题名:文件标题。无标题或标题不规范的文件,应按事由原则自拟标题,保证文件间的有机联系;外文本应注明中文标题。

(五)日期:文件形成日期。例:2007年5月30日。

(六)页数:按该件有数据的页面计算,用阿拉伯数字标出。

(七)保管期限:按规定期限填写。

(八)密级:填写文件对应密级。

                          三、档案移交

第十一条 各部门在每年初将根据本年度工作计划进行立档,并将工作中形成的文件材料随时归档;于次年3月底之前将整理好的档案移交办公室统一保管。

第十二条 办公室确认移交档案符合要求后,交接双方在“归档文件交接表”上签字。

                     四、查询利用

第十三条 利用档案应根据便利工作又确保机密安全、简化手续的精神办理,凡符合利用档案规定者,办公室应积极提供利用。

第十四条 会内各部门人员因工作需要可直接利用非涉密档案;会外单位及人员利用非涉密档案须持本单位介绍信或个人证件,经秘书处领导同意后可查阅。

第十五条 查阅不涉密档案、资料后,需归还档案室的,要当面清点,并检查档案状况。

第十六条 复印、摘抄秘密、机密档案文件须经秘书处领导同意。

第十七条 对借用的档案须妥善保管,不得损坏、折叠、拆卷、遗失,不得在档案上涂改、批注、画标记,不得以工作之名借档案做它用。

第十八条 借用的档案如果遗失,本人须写出书面检查,并根据有关规定视情况作适当处理。

                          五、档案的销毁

第十九条 销毁范围。对于失去保存价值的档案,经过鉴定,可以销毁。

第二十条 销毁鉴定。销毁档案的鉴定工作,在办公室负责人的领导下,由办公室和相关部门的人员共同组成鉴定小组,按档案保管期限表的规定,对准备销毁的档案进行认真鉴定,并提出相应的意见和建议。

第二十一条 销毁办法。销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见,登记造册,经秘书长批准后,由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。

                          六、附  则

第二十二条 本规定自发布之日起施行。

第二十三条 本规定由儿慈会办公室负责解释。