中华少年儿童慈善救助基金会公文处理规定
（第三届理事会第二次会议审议通过）
一、总 则
第一条 为使中华少年儿童慈善救助基金会（以下简称：中华儿慈会）公文处理规范化、制度化、科学化，依据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，制定本细则。
第二条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 中华儿慈会办公室是公文处理的管理机构，主管中华儿慈会内部并负责指导专项基金等项目的公文处理工作。
第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。办公室负责公文的收发、分办、督办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第五条 在公文处理工作中，应严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。
二、公文种类
第六条 中华儿慈会的公文种类主要包括：
（一）决定
适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级部门的决定事项。
（二）公告
适用于批转及向国内外宣布重要事项或法定事项。
（三）通知
转发民政部等上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求中华儿慈会相关单位办理和需要周知或执行的事项，任免人员。
（四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（五）报告
适用于向民政部等上级单位汇报工作、反映情况，答复民政部等上级单位的询问。
（六）请示
适用于向民政部等上级单位请求指示、批准。
（七）批复
适用于答复所属单位请示的事项。
（八）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函
适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）立项、结项
适用于专项基金的立项及结项。
（十一）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第七条 中华儿慈会的公文号为：儿慈〔XXXX〕XXX号、儿慈办〔XXXX〕XXX号、儿慈函〔XXXX〕]XXX号、儿慈项〔XXXX〕XXX号。
三、公文格式
第八条 公文一般由发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、抄送单位等部分组成。
（一）中华儿慈会报送民政部等单位的报告、请示等件用套红“中华少年儿童慈善救助基金会”的版头（如2022年文号为：儿慈〔2022〕XXX号、儿慈办〔2022〕XXX号，见附件1）；函件用“中华少年儿童慈善救助基金会”的版头（如2022年文号为：儿慈函〔2022〕XXX号，见附件2）；中华儿慈会专项基金的立项和结项用套红“中华少年儿童慈善救助基金会”高版头（如2022年文号为：儿慈项〔2022〕XXX号，见附件3）。与其他单位联合行文，用几家的版头，主办单位排列在前。
（二）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关的发文字号（字体字号：宋体3号）。
（三）报送上级单位的公文，“请示”件应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（四）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。
（五）公文标题应当准确简要的概况公文的主要内容，标题中应标明发文单位和公文种类。标题中除引用法规、规章名称应加书名号外，一般标题中不能使用标点符号（标题字体字号：宋体2号加黑；正文应为：仿宋3号）。
（六）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者标准化简称、统称。
（七）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应加盖印章（1－2个单位发文，落款处不署发文单位名称，只标识成文日期；3个以上单位联合发文时，只用一个成文日期，但要标识发文机关）。
（八）成文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后签发单位领导的签发日期为准。
（九）当公文排版后所剩空间不能容下发文单位印章位置时，可采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
四、行文规则
第九条 中华儿慈会行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送上级单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。
“报告”不得夹带请示事项。
五、发文办理
第十一条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、誊印、用印、登记、分发等程序。
第十二条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（二）情况属实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
（四）人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（五）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
（六）应当使用国家法定计量单位。
（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十三条 中华儿慈会上报的公文，通过业财系统审核批准后上报。上级单位批示的公文由办公室复印一份送领导传阅，原件由办公室存档。
第十四条 各部门上报中华儿慈会领导审批的文件，要经过业财系统逐级做好核稿工作，认真把关，要明确签署意见。
第十五条 使用中华儿慈会的印章，须通过业财系统领导批准后方可用印。
六、收文办理
第十六条 收文办理指对收到的公文办理的过程，包括签收、登记、审核、分办、催办、报批、回复、存档等程序。
第十七条 相关部门收到需办理的公文后，应当及时办理。对不属于本部门职权范围或者不应由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。
第十八条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。
七、公文归档
第十九条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时归档。个人不得保存应当归档的公文。各部门办理的公文由本部门负责归档。
第二十条 公文归档，应当根据其相互联系，特征和保存价值分类整理（立卷），要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，以便保管和利用。
第二十一条 各部门按规定从业财系统中打印整理好当年的档案，案卷要确定保管期限，在下一年度3月底以前由承办部门向办公室移交。
八、附 则
第二十二条 本规定自中华儿慈会第三届理事会第二次会议审议通过后施行。
附件1
中华少年儿童慈善救助基金会
儿慈〔2022〕 号
中华少年儿童慈善救助基金会
儿慈办〔2022〕 号
附件2
中华少年儿童慈善救助基金会
儿慈函〔2022〕 号
附件3
中华少年儿童慈善救助基金会
儿慈项〔2022〕 号